Pierwsza pomoc - wyjazdy integracyjne

Wyjazdy integracyjne dla firm – działać skutecznie i nie popełnić błędów

Wyjazdy integracyjne dla firm to jedna z metod wspomagających budowanie zespołu. Wiele firm zdaje sobie sprawę, że wspólny wyjazd pracowników z dobrze przemyślanym programem może stanowić istotne wsparcie dla poprawnego funkcjonowania organizacji.

Dobrze zorganizowane, ciekawe i bezpieczne wyjazdy integracyjne mogą wspomóc budowanie relacji wewnątrz zespołu, poprawić atmosferę wewnątrz, wzmocnić wzajemne zaufanie oraz dodać motywacji do wspólnego wysiłku w pracy. Jak zorganizować tego typu wyjazd? Warto pamiętać o kilku podstawowych kwestiach.

Cel wyjazdu firmowego

Kwestia dość oczywista, ale zdarza się, że w ferworze codziennych obowiązków i wydarzeń osobie odpowiedzialnej za organizację firmowej imprezy umyka refleksja nad jej podstawowym celem. A to właśnie on powinien stanowić główną determinantę kolejnych rozważań, decyzji i wyborów.

Inaczej będziemy przecież planować wyjazd, który ma być nagrodą za osiągnięte sukcesy, a inaczej wydarzenie, które ma być pierwszym wspólnym spotkaniem nowo połączonych działów. Innego podejścia wymaga wyjazd stricte motywacyjny, a innego integracja większej grupy.

Oczywiście w przypadku powierzenia organizacji wyjazdu firmowego profesjonalistom na pewno zaczną oni swą pracę od analizy potrzeb i oczekiwań, ale pytanie o cel wyjazdu powinno być pierwszym, jakie padnie również w wewnętrznej rozmowie w firmie.

Uczestnicy

Wyjazdy integracyjne mogą być adresowane do różnego odbiorcy. Czasem uczestniczy w nich cała firma, czasem jeden dział. Zdarza się też, że zaproszeni są przedstawiciele poszczególnych działów, czy też oddziałów organizacji. Wyjazdy integracyjne mogą być adresowane do pracowników biurowych, produkcyjnych, czy też do kadry zarządzającej różnych szczebli. Jeśli uda nam się sprecyzować cel wyjazdu, to najczęściej odpowiedź na pytanie o uczestników będzie już tylko formalnością.

Organizując wyjazdy integracyjne dla firm warto zanalizować nie tylko rodzaj wykonywanej przez uczestników pracy, ale również ich wiek, płeć, sprawność fizyczną, czy też wcześniejsze doświadczenia związane z firmowymi imprezami. To wszystko pozwoli lepiej dopasować nie tylko program, ale również takie elementy jak miejsce realizacji.

Dokąd jechać?

Często zdarza się, że jest to pierwsze pytanie, jakie pada w firmie w rozmowie na temat wyjazdu integracyjnego. Oczywiście miejsce organizacji wydarzenia jest istotne, ale warto określić je dopiero po sprecyzowaniu celu, jakiemu ma służyć wyjazd.

W tej materii dobrze jest zaufać profesjonalistom, którzy spojrzą na lokalizację przez pryzmat celu wydarzenia i możliwości realizacji programu integracyjnego. Oczywiście wskazanie oczekiwanej odległości od siedziby firmy jest istotne. Podobnie informacja „chcemy jechać na Mazury” nie zaszkodzi, ale aprioryczne przyjmowanie wybranej lokalizacji, w której ktoś z firmy był na wakacjach, nie zawsze pomaga w wyborze optymalnego wariantu.

Pamiętajmy: najpierw główny cel, a potem dobór narzędzi do jego realizacji.

Co będziemy robić?

Kiedy cel wyjazdu został już jasno określony, możemy zastanowić się nad narzędziami, które pomogą go urzeczywistnić. Wyjazdy integracyjne dla firm powinny być inwestycją, a nie zwykłym wydatkiem. Aby tak się stało, warto powierzyć profesjonalistom ułożenie programu wydarzenia. Zaplanowane aktywności muszą wprost nawiązywać do celu imprezy i przekładać się na jego realizację. Oczywiście wyjazdy integracyjne powinny pozostać wydarzeniem przyjemnym i miło wspominanym, ale nie zapominajmy, że chodzi nie tylko o zabawę.

Organizować samodzielnie, czy zlecić profesjonalistom?

Wiele firm, zwłaszcza mniejszych, samodzielnie organizuje wyjazdy integracyjne. Jeśli w organizacji jest ktoś, kto może się tym zająć i naprawdę poważnie zaangażować, może się to udać. Wymaga to jednak czasu, poważnego zaangażowania, porcji wiedzy i doświadczenia oraz stałej obecności w charakterze organizatora, a nie uczestnika na imprezie. Prosty przykład: nie znając hotelu, przed jego wyborem organizator powinien odwiedzić go i dokładnie obejrzeć, przetestować Spa, basen, czy restaurację. To wymaga czasu, pieniędzy i doświadczenia.

Kiedy warto skorzystać z usług profesjonalnego organizatora? Właściwie zawsze. Firma zajmująca się organizacją imprez firmowych i wyjazdów integracyjnych będzie posiadała spore doświadczenie, sieć własnych kontaktów owocujących niższymi cenami i wiedzę pozwalającą na opanowanie wszystkich wątków organizacyjnych.

Możemy zbudować prostą analogię. Czy organizując obiad dla 50 osób podejmiemy się samodzielnego przyrządzenia posiłków? Oczywiście możemy, zwłaszcza, jeśli lubimy gotować. Szybko jednak okaże się, że przedsięwzięcie wymagać będzie mnóstwa dodatkowych wydatków, pracy i zaangażowania, a finalnie obciążone będzie potężnym ryzykiem. Bezpieczniej więc powierzyć przedsięwzięcie zawodowcom.

Podobny schemat dotyczy wyjazdów integracyjnych dla firm. Można organizować samodzielnie, ale po co ryzykować? Czy nie lepiej poszukać zaufanego partnera, którego pracę będziemy mogli na bieżąco obserwować, konsultować, a na końcu oceniać?

Jak wybrać organizatora wyjazdu integracyjnego?

Po pierwsze referencje i doświadczenie. Sprawdzenie, czy dostawca dobrze wywiązuje się ze swoich obowiązków jest dość proste. Wystarczy sprawdzić referencje i poprosić o kontakt do kilku klientów, których organizator obsłużył w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Rozmowa telefoniczna z dotychczasowymi klientami pozwoli zyskać informacje z pierwszej ręki. Wyjazdy integracyjne dla firm są z reguły istotnym przedsięwzięciem i nie ma problemu z uzyskaniem informacji, jak udane było wydarzenie obsługiwane przez danego organizatora.

Klientów naszego potencjalnego organizatora warto spytać nie tylko o zadowolenie uczestników, ale też o rzetelne podejście do realizacji założonego celu, terminowość, systematyczność i łatwość kontaktu na etapie planowania i przygotowania wydarzenia. Pamiętajmy, że komfort osoby zlecającej organizację firmowej integracji zależy nie tylko od jakości samego wydarzenia, ale także od możliwości czuwania nad kolejnymi etapami jej przygotowania.

Wyjazdy integracyjne dla firm od strony logistycznej

Warto zwrócić uwagę, że wyjazd integracyjny składa się z bardzo wielu elementów. Ich waga jest różna, ale czasem przeoczenie nawet drobnego elementu może spowodować spore kłopoty. Czasem wystarczy łyżka dziegciu, aby zepsuć beczkę miodu. Dlatego dobrze przyjrzeć się strukturze przykładowego wyjazdu firmowego.

1. Cel wyjazdu

  • określony na pierwszym etapie planowania wydarzenia
  • sprecyzowany i przedyskutowany
  • zaakceptowany
  • przekazany organizatorowi i z nim dokładnie omówiony

2. Program aktywności

  • odwołujący się do nakreślonego celu głównego
  • dostosowany do możliwości i preferencji uczestników
  • zapewniający komfort psychiczny uczestników
  • sprawdzony (wcześniej realizowany i udokumentowany)
  • opisany w sposób zrozumiały i przejrzysty dla zamawiającego
  • pozostawiający pole do niezbędnych modyfikacji w przypadku np. niepogody
  • bezpieczny

3. Agenda

  • nawiązująca do celu wydarzenia
  • realna i bezpiecznie realizowalna
  • zrównoważona (aktywności, relaks, wypoczynek, swobodny czas w grupie, sen, posiłki)
  • omówiona krok po kroku i zaakceptowana
  • zawierająca bufory bezpieczeństwa na wypadek wystąpienia typowego ryzyka (opóźnienie transportu, nagła zmiana pogody)

4. Lokalizacja

  • odpowiednio oddalona od firmy
  • sprawdzona
  • zapewniająca swobodną realizację programu
  • dająca standard odpowiedni dla rangi wydarzenia

5. Wyżywienie

  • wspólnie uzgodnione menu
  • uwzględniające diety specjalne
  • różnorodne
  • przejrzyście wycenione
  • przetestowane

6. Alkohole

  • przejrzyście wycenione
  • świadomie rozplanowane w agendzie

7. Atrakcje dodatkowe

8. Transport

9. Ubezpieczenie